Vom Katalog zum fertigen Anmeldeformular

Wer in der Freiwilligen Feuerwehr weiterkommen will, braucht Lehrgänge an der Thüringer Landesfeuerwehrschule. Deren Jahresprogramm erscheint als PDF mit über 270 Seiten – und die Anmeldung läuft über Papierformulare, die von der Wehr über den Stadtbrandmeister zum Landkreis wandern. Für die Stützpunktfeuerwehr und sieben Ortsteilwehren in Schmalkalden ist daraus ein eigenes Werkzeug geworden. Es ist den eigenen Kameraden vorbehalten – deshalb steht hier kein Link.

Die Aufgabe

Niemand liest freiwillig 270 Seiten, um herauszufinden, wann der nächste Gruppenführer-Lehrgang startet und was man dafür mitbringen muss. Interessenten melden sich per Zuruf, Wünsche gehen unter, Meldefristen verstreichen. Und am Ende tippt ein Wehrführer nach Feierabend Geburtsdaten, Anschriften und Qualifikationen in ein amtliches Formular, das sich jedes Jahr ändern kann.

Der Ansatz

Der Katalog wird automatisch aus dem PDF der Landesfeuerwehrschule ausgelesen: Lehrgänge, Voraussetzungen, Termine und Meldeschlüsse, kontingentierte Plätze markiert, abgelaufene Termine verschwinden von selbst. Kameraden bekunden ihr Interesse je Termin und wählen ihre Wehr über das Wappen. Die Mail geht direkt an den zuständigen Wehrführer – mit dem aktuellen Landesformular im Anhang, das die Anwendung täglich auf eine neue Version prüft und selbst ausfüllt. Wer mag, ergänzt seine übrigen Angaben anschließend selbst; dann kommt das Formular vollständig ausgefüllt beim Wehrführer an, zusammen mit einem Abgleich der Teilnahmevoraussetzungen, den nur er sieht. Den Status setzt er mit einem Klick aus der Mail, ohne Login.

Das Ergebnis

Aus Zuruf und Zettel ist ein geschlossener Ablauf geworden: vom Interesse über die Erinnerung vierzehn Tage vor Meldeschluss bis zum unterschriftsreifen Formular. Gesundheitsangaben werden nur mit ausdrücklicher Einwilligung erfasst, und alle Zusatzangaben löschen sich drei Monate nach Lehrgangsende von selbst.

Im Detail

• Lehrgangskatalog automatisch aus dem 270-seitigen PDF der Landesfeuerwehrschule ausgelesen
• Monatskalender mit Mehrfachfilter, abgelaufene Termine und Meldeschlüsse automatisch berücksichtigt
• Wehrauswahl über Wappen, Mail direkt an den zuständigen Wehrführer
• Aktuelles Landesformular täglich abgeglichen und automatisch ausgefüllt – eigener PDF-Formularbefüller ohne Zusatzsoftware auf dem Server
• Freiwillige Zusatzangaben der Kameraden mit Abgleich der Teilnahmevoraussetzungen – nur als Hinweis für den Wehrführer
• Status per Klick aus der Mail, automatische Erinnerung vor Meldeschluss
• Gesundheitsangaben nur mit Einwilligung, automatische Löschung nach Lehrgangsende
• Verwaltung mit Auswertungen als PDF – gesamt, je Wehr, je Lehrgang, je Termin